Privacy Policy / Datenschutzerklärung

English

1. General Information

The protection of personal data is important to Aero Lloyd Virtual.

This Privacy Policy explains which personal data may be processed when you visit this website, apply for membership, create or use a crew account, communicate with Aero Lloyd Virtual or participate in virtual flight operations.

Aero Lloyd Virtual is a privately organised, independent and non-commercial virtual airline project. It is not a real-world airline and does not conduct any real or commercial flight operations.

Personal data is processed in accordance with the applicable data protection laws, in particular the General Data Protection Regulation.

2. Controller and Contact

The controller responsible for data processing in connection with this website and the Aero Lloyd Virtual services is:

Aero Lloyd Virtual
Independent, non-commercial virtual airline project

Email: flyaerolloydvirtual@gmail.com
Website: flyaerolloydvirtual.com

Data protection enquiries, requests for information and requests concerning the exercise of data protection rights may be submitted by email.

No data protection officer has been appointed, as there is currently no statutory obligation to appoint one.

3. Hosting

This website is hosted using services provided by Namecheap.

When the website is accessed, the hosting infrastructure may automatically process technical connection and access data. This may include:

IP address
date and time of access
requested page or file
referrer address
browser type and browser version
operating system
device information
HTTP status code
amount of data transferred
technical error and security information

This processing is necessary to deliver the website, maintain system stability, detect technical problems and protect the website against misuse and attacks.

The legal basis is the legitimate interest in the secure, stable and efficient operation of the website.

Server log data is generally retained only for as long as necessary for technical operation, security analysis and the investigation of misuse. Additional storage may occur where required for the clarification of a security incident or by law.

4. Accessing the Public Website

Most public areas of the website can be accessed without creating a user account.

When these pages are accessed, only the technical data required for delivering and securing the website is processed unless the visitor actively uses another function.

Aero Lloyd Virtual does not currently use advertising networks or behavioural advertising.

No user profiles are created for commercial marketing purposes.

5. Cookies and Local Storage

The website may use technically necessary cookies or similar storage technologies.

These may be required for:

user login and authentication
maintaining secure sessions
protection against unauthorised access
saving language preferences
WordPress administration
application and onboarding functions
crew-area functionality
security and error prevention

Technically necessary cookies are used only where they are required to provide a function expressly requested by the user or to transmit communications.

Aero Lloyd Virtual currently does not use analytics, advertising or marketing cookies.

Should non-essential analytics, advertising or comparable technologies be introduced in the future, they will be activated only after obtaining the required consent.

Users can manage or delete cookies through their browser settings. Disabling technically necessary cookies may restrict login, language selection or other website functions.

6. Language Selection

The website uses TranslatePress to provide multilingual content.

A technically necessary cookie or local setting may be used to remember the language selected by the visitor.

The purpose of this processing is to display the website in the requested language and provide a consistent multilingual user experience.

7. Contact by Email

Visitors may contact Aero Lloyd Virtual using the email address provided on the website.

When an email is sent, the following data may be processed:

sender’s email address
sender’s name, where provided
subject
content of the message
attachments
date and time
technical email and delivery information
subsequent correspondence

The data is processed for the purpose of responding to the enquiry, handling operational or membership-related matters and documenting the communication where necessary.

Messages are deleted when they are no longer required for the purpose for which they were received, unless continued storage is necessary for the establishment, exercise or defence of legal claims or is required by law.

8. Email Delivery Through Brevo

System emails and operational messages may be sent through the email delivery service Brevo using an encrypted SMTP connection.

This may include:

application confirmations
admission or rejection messages
account notifications
password and security messages
operational notifications
inactivity notices
administrative messages
emails relating to virtual flights or PIREPs

For this purpose, Brevo may process:

sender and recipient email addresses
subject and message content
date and time of delivery
delivery status
bounce and error messages
technical connection and delivery metadata

The processing is necessary for reliable delivery of project-related emails.

9. Applications and Pilot Onboarding

Individuals may apply to join Aero Lloyd Virtual.

Depending on the onboarding process, the following information may be collected:

first name
last name
email address
date of birth
chosen password
SimBrief pilot ID
preferred simulator
preferred ATC platform
aviation, simulation or operational experience
motivation for applying
answers and results from an entrance assessment
application status
admission or rejection decision
reason for rejection, where applicable
waiting period before reapplication
assigned crew ID
date of joining

The data is processed to:

verify the applicant’s identity and age
assess whether the applicant meets the participation requirements
conduct the onboarding process
create a crew account
assign a crew ID
communicate the application decision
prevent misuse or repeated applications during a waiting period
organise participation in the virtual airline

Providing the required information is necessary to process the application. Without it, the application may not be assessed.

10. Date of Birth and Minimum Age

Participation in Aero Lloyd Virtual is generally intended for persons aged 16 or older.

The date of birth may be processed to verify compliance with the minimum-age requirement and, where applicable, for internal birthday notifications.

The full date of birth is not intended to be displayed publicly.

Applicants must provide accurate information regarding their age.

11. Crew Accounts and Login

After admission, a WordPress-based crew account may be created.

The following account information may be processed:

WordPress user ID
crew ID
username
first and last name
display name
email address
encrypted or hashed password
user role and permissions
membership status
account creation date
login and security information
last activity
account status
leave or absence periods
internal administrative notes, where necessary

Passwords are not stored in readable plain text by Aero Lloyd Virtual.

provide access to restricted crew areas
identify authorised users
protect accounts and systems
manage permissions
prevent unauthorised access
maintain operational security

Users must keep their login credentials confidential and must not provide them to third parties.

12. Leave, Inactivity and Membership Administration

The crew system may process information concerning:

activity and currency status
last recorded flight or activity
inactivity periods
leave requests
start and end of leave
optional reason for leave
warnings concerning inactivity
account suspension or closure
internal administrative decisions

This information is processed to administer membership, distinguish approved absence from inactivity, plan virtual operations and apply the published participation rules.

Optional explanations should not include sensitive personal information unless this is strictly necessary.

13. AERIS, ACARS and Virtual Flight Operations

Aero Lloyd Virtual uses its own operational and flight-data system, including AERIS, ACARS and flight-data-monitoring functions.

Depending on the flight and system configuration, the following data may be processed:

user ID
crew ID
pilot display name
flight number and callsign
date and time
departure and destination airport
actual landing airport
diversion information
aircraft type
aircraft registration
scheduled and actual flight times
block time
airborne time
night-flight time
number of take-offs and landings
fuel data and fuel consumption
route and operational flight information
aircraft position and flight progress
landing rate
recorded vertical acceleration or G-load
flight phases
warnings
flight-data-monitoring events
rule deviations
pause or simulation-rate events
technical and operational events
aborted flights and abort reason
PIREP status
acceptance or rejection of flight reports
messages between the pilot and administrators
maintenance-related events associated with the virtual aircraft

The data is processed for:

operating the virtual airline
assigning and recording flights
maintaining the virtual pilot logbook
evaluating PIREPs
flight-data monitoring
applying operational rules
training and feedback
detecting invalid or manipulated flight records
managing the virtual fleet
tracking virtual aircraft cycles and maintenance events
investigating technical or operational problems

Automated evaluations may flag particular events or rule deviations. Where an evaluation has a significant effect on a member, the result may be reviewed by an administrator.

AERIS and FDM data must not be used for real-world flight operations, real-world training records or real-world licensing decisions.

14. PIREPs and Operational Communication

Flight reports may contain operational data, detected events, comments and communication between pilots and administrators.

These records may be used to:

validate completed flights
request clarification
correct operational records
accept or reject PIREPs
document administrative decisions
provide training-related feedback

Messages and decisions associated with a PIREP may be retained together with the corresponding flight record to preserve the integrity of the virtual logbook and operational history.

15. Public Live Operations

The public Live Operations or live-map functions display only operational information configured so that it does not directly identify individual pilots.

The public display may include information such as:

flight number
departure and destination
aircraft type or registration
operational status
approximate or current aircraft position

Pilot names, personal email addresses and other direct personal identifiers are not intended to be displayed publicly.

Although the information is designed to be anonymous, complete anonymity cannot be guaranteed where a person combines public flight information with information independently disclosed elsewhere, for example on an external ATC network or social platform.

16. Audit and Security Logs

For security, accountability and troubleshooting purposes, Aero Lloyd Virtual may maintain internal audit logs.

These may contain:

date and time
user ID
username or crew ID
IP address
type of action or event
affected system area
technical details
administrative changes
security-relevant events

Audit logs are used to:

detect misuse
investigate technical errors
protect accounts
verify administrative actions
defend against attacks
maintain system integrity

Internal audit logs are generally deleted after approximately six months, unless an incident requires longer retention for investigation or the establishment, exercise or defence of legal claims.

17. Akismet Spam Protection

Aero Lloyd Virtual uses Akismet, a service provided by Automattic, for protection against spam in areas where user input, comments or form submissions are accepted.

For spam detection, Akismet may process information such as:

IP address
user-agent and browser information
referrer
submitted name
submitted email address
submitted website address
content of the submission
date and time
technical metadata

The purpose is to identify and prevent automated, malicious or unwanted submissions.

Information may be transmitted to Automattic and processed on infrastructure outside the European Economic Area.

18. External Maps and Map Resources

The website may use Leaflet, OpenStreetMap map data and map tiles or design resources provided by external services such as OpenStreetMap, CARTO or content-delivery networks.

When a map is loaded, the relevant provider may receive technical data, including:

IP address
browser and device information
date and time
requested map tile or resource
approximate map area
referrer information

The purpose is to display operational maps and virtual flight positions.

19. Weather, Aviation and Route Data Services

The website and operational systems may retrieve weather, aviation, airport, ATIS, route or flight-planning data from external services.

These services may include, depending on the function used:

SimBrief
Flight Plan Database
Open-Meteo
AviationWeather.gov
ATIS.guru
other operational aviation-data providers

When such a function is used, information may be transmitted to the respective provider, including:

airport identifiers
route requests
coordinates
flight number
aircraft or operational parameters
SimBrief pilot ID
technical connection data
server or user IP address, depending on how the service is integrated

The external provider is independently responsible for processing performed within its own systems.

Users who open an external website, generate an OFP or connect an external account are also subject to the privacy terms of that provider.

20. SimBrief Integration

Where a user enters a SimBrief pilot ID or uses a SimBrief integration, this identifier and relevant flight-planning information may be transmitted to SimBrief.

This may be used to:

retrieve an operational flight plan
create or prefill flight-planning data
match a user’s SimBrief profile
transfer route, aircraft, airport or fuel information

Use of SimBrief is optional unless a particular operational function expressly requires it.

21. External ATC and Simulation Platforms

Aero Lloyd Virtual may refer to or interact operationally with external simulation and ATC platforms, including VATSIM, SayIntentions, BeyondATC or comparable services.

Accounts on these platforms are not operated by Aero Lloyd Virtual.

Where a pilot voluntarily uses an external platform, personal or operational data is processed by that platform under its own terms and privacy policy.

Aero Lloyd Virtual may process publicly available operational information or information provided by the pilot where this is necessary to verify compliance with virtual operating rules.

22. Social Media and External Links

The website may contain links to external social networks, community platforms and partner websites, including Discord, Facebook, Instagram, TikTok, Twitch or similar services.

A simple link does not normally transmit personal data to the external provider until the user follows the link.

Once the external website is opened, the provider may process personal data independently.

Users should consult the privacy policy of the respective service.

23. Recipients of Personal Data

Personal data is disclosed only where this is necessary for operating the website and project, fulfilling a user request, complying with legal obligations or protecting legitimate interests.

Recipients may include:

authorised Aero Lloyd Virtual administrators
hosting and infrastructure providers
email-delivery providers
spam-protection providers
technical service providers
external operational-data providers
competent authorities where disclosure is legally required
legal or technical advisers where necessary

Access within Aero Lloyd Virtual is limited according to role and operational necessity.

Personal data is not sold.

Personal data is not disclosed to advertisers for advertising purposes.

24. International Data Transfers

Some service providers may be located outside Germany or the European Economic Area, or may use technical infrastructure in third countries.

Where personal data is transferred to a country without an adequacy decision, appropriate safeguards may be used, such as:

standard contractual clauses approved by the European Commission
supplementary technical and organisational safeguards
another legally recognised transfer mechanism

Despite such safeguards, third-country transfers may involve risks, particularly where foreign authorities may have access rights under local law.

25. Legal Bases for Processing

Depending on the circumstances, personal data is processed on one or more of the following legal bases:

consent
steps taken at the request of the data subject before participation
provision and administration of participation in Aero Lloyd Virtual
compliance with a legal obligation
protection of vital interests in exceptional cases
legitimate interests

Legitimate interests include:

secure and stable website operation
prevention of fraud, spam and misuse
administration of members and crew accounts
operation of a realistic virtual airline
documentation and validation of virtual flights
protection of technical systems
handling enquiries
defence against legal claims

Where processing is based on consent, consent may be withdrawn at any time with effect for the future.

26. Storage Periods

Personal data is retained only for as long as necessary for the relevant purpose.

The following general principles apply:

server logs are retained for the period required for technical operation and security;
audit logs are generally deleted after approximately six months;
application data is retained for the duration of the application process and any applicable reapplication period;
account and membership data is generally retained for the duration of membership;
operational flight, logbook, PIREP, FDM, fleet and maintenance records may be retained for the duration of membership and, where necessary, beyond it to preserve operational history;
email correspondence is deleted when no longer required;
security-related records may be retained until an incident has been fully investigated;
data required for legal claims may be retained until the relevant limitation periods have expired.

Where possible and appropriate, data no longer requiring personal attribution may be anonymised instead of deleted.

27. Account Closure and Deletion

Members may request the closure of their account by contacting Aero Lloyd Virtual.

Where a self-service deletion function is available, it may also be used.

After account closure:

login access is disabled;
account data that is no longer required is deleted;
data required for security, legal claims or operational integrity may be retained temporarily;
historic operational records may be anonymised where deletion would impair the integrity of fleet, flight or maintenance records.

Complete deletion may therefore not always occur immediately.

28. Requirement to Provide Data

Some information is required to process an application, create an account or operate a virtual flight.

Required fields are identified during the relevant process.

Failure to provide required data may mean that:

an application cannot be processed;
an account cannot be created;
a flight cannot be booked or recorded;
a PIREP cannot be validated;
a requested function cannot be provided.

Providing optional information is voluntary.

29. Automated Evaluations

AERIS and the flight-data-monitoring system may automatically evaluate operational flight parameters and identify events or deviations.

These evaluations may affect:

PIREP review
training feedback
maintenance entries
internal operational review
account or membership review in the event of repeated or serious rule violations

No decision producing legal effects under real-world aviation law is made.

Where an automated result materially affects participation, the member may request a manual review.

30. Data Security

Aero Lloyd Virtual applies reasonable technical and organisational measures to protect personal data against:

unauthorised access
accidental loss
manipulation
destruction
disclosure
misuse

These measures may include:

encrypted transmission
access restrictions
role-based permissions
password hashing
security and audit logging
software updates
backups
administrative access controls

No online system can provide absolute security.

Users are responsible for protecting their own devices, passwords and email accounts.

31. Rights of Data Subjects

Subject to the applicable legal requirements, users have the right to:

obtain information about their personal data;
request correction of inaccurate data;
request deletion of personal data;
request restriction of processing;
object to processing based on legitimate interests;
receive data in a portable format where applicable;
withdraw consent with effect for the future;
lodge a complaint with a data protection supervisory authority;
request information regarding international data transfers;
request human review where an automated evaluation materially affects them.

Requests may be sent to:

flyaerolloydvirtual@gmail.com

For security reasons, Aero Lloyd Virtual may request reasonable verification of identity before responding.

32. Right to Object

Where personal data is processed on the basis of legitimate interests, the data subject has the right to object to the processing on grounds relating to their particular situation.

Processing will then cease unless compelling legitimate grounds for the processing can be demonstrated or the processing is required for the establishment, exercise or defence of legal claims.

Personal data is not currently processed for direct marketing.

33. Right to Lodge a Complaint

Data subjects have the right to lodge a complaint with a competent data protection supervisory authority.

A complaint may generally be submitted to the supervisory authority responsible for the data subject’s habitual residence, place of work or the place of the alleged infringement.

Data subjects are welcome to contact Aero Lloyd Virtual first so that the matter can be reviewed directly.

34. Changes to This Privacy Policy

This Privacy Policy may be updated where:

website functions change;
new services or providers are introduced;
data processing changes;
legal requirements change;
technical or security measures are updated.

The current version is published on this website.

Last updated: 12 July 2026

Deutsch

1. Allgemeine Hinweise

Der Schutz personenbezogener Daten ist Aero Lloyd Virtual wichtig.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden können, wenn du diese Website besuchst, dich als Pilot bewirbst, ein Crew-Konto verwendest, mit Aero Lloyd Virtual kommunizierst oder am virtuellen Flugbetrieb teilnimmst.

Aero Lloyd Virtual ist ein privat organisiertes, unabhängiges und nicht kommerzielles Virtual-Airline-Projekt. Aero Lloyd Virtual ist keine reale Fluggesellschaft und führt keine realen oder kommerziellen Flüge durch.

Personenbezogene Daten werden nach den geltenden Datenschutzvorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung, verarbeitet.

2. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dieser Website und den Diensten von Aero Lloyd Virtual ist:

Aero Lloyd Virtual
Unabhängiges, nicht kommerzielles Virtual-Airline-Projekt

E-Mail: flyaerolloydvirtual@gmail.com
Website: flyaerolloydvirtual.com

Datenschutzanfragen, Auskunftsersuchen und Anfragen zur Ausübung datenschutzrechtlicher Rechte können per E-Mail gestellt werden.

Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt, da derzeit keine gesetzliche Verpflichtung zur Bestellung besteht.

3. Hosting

Diese Website wird unter Nutzung von Diensten von Namecheap gehostet.

Beim Aufruf der Website können durch die Hosting-Infrastruktur automatisch technische Verbindungs- und Zugriffsdaten verarbeitet werden. Dazu können gehören:

IP-Adresse
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
aufgerufene Seite oder Datei
Referrer-Adresse
Browsertyp und Browserversion
Betriebssystem
Geräteinformationen
HTTP-Statuscode
übertragene Datenmenge
technische Fehler- und Sicherheitsinformationen

Die Verarbeitung erfolgt, um die Website auszuliefern, ihre Stabilität sicherzustellen, technische Probleme zu erkennen und die Website gegen Missbrauch und Angriffe zu schützen.

Server-Logdaten werden grundsätzlich nur so lange gespeichert, wie dies für den technischen Betrieb, Sicherheitsanalysen und die Untersuchung eines Missbrauchs erforderlich ist.

4. Aufruf der öffentlichen Website

Die meisten öffentlichen Bereiche der Website können ohne Benutzerkonto aufgerufen werden.

Beim Aufruf dieser Seiten werden grundsätzlich nur die technischen Daten verarbeitet, die für die Bereitstellung und Absicherung der Website erforderlich sind, sofern der Besucher nicht aktiv eine weitere Funktion nutzt.

Aero Lloyd Virtual verwendet derzeit keine Werbenetzwerke und keine verhaltensbasierte Werbung.

Es werden keine Nutzerprofile für kommerzielle Marketingzwecke erstellt.

5. Cookies und lokale Speicherung

Die Website kann technisch notwendige Cookies oder vergleichbare Speichertechnologien einsetzen.

Diese können erforderlich sein für:

Anmeldung und Authentifizierung
Aufrechterhaltung sicherer Sitzungen
Schutz vor unbefugten Zugriffen
Speicherung der Sprachauswahl
WordPress-Administration
Bewerbungs- und Onboardingfunktionen
Funktionen des Crew-Bereichs
Sicherheits- und Fehlerprävention

Aero Lloyd Virtual verwendet derzeit keine Analyse-, Werbe- oder Marketing-Cookies.

Sollten künftig nicht notwendige Analyse-, Werbe- oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden, werden diese erst nach Einholung der erforderlichen Einwilligung aktiviert.

Cookies können über die Einstellungen des Browsers verwaltet oder gelöscht werden. Die Deaktivierung technisch notwendiger Cookies kann die Anmeldung, Sprachauswahl oder andere Funktionen der Website einschränken.

6. Sprachauswahl

Die Website verwendet TranslatePress, um mehrsprachige Inhalte bereitzustellen.

Zur Speicherung der gewählten Sprache kann ein technisch notwendiges Cookie oder eine lokale Einstellung verwendet werden.

Die Verarbeitung dient dazu, die Website in der gewünschten Sprache darzustellen und eine einheitliche mehrsprachige Nutzung zu ermöglichen.

7. Kontaktaufnahme per E-Mail

Besucher können Aero Lloyd Virtual über die auf der Website genannte E-Mail-Adresse kontaktieren.

Bei einer Kontaktaufnahme können folgende Daten verarbeitet werden:

E-Mail-Adresse des Absenders
Name des Absenders, sofern angegeben
Betreff
Inhalt der Nachricht
Anhänge
Datum und Uhrzeit
technische E-Mail- und Zustellinformationen
weitere Korrespondenz

Die Verarbeitung erfolgt, um die Anfrage zu beantworten, operative oder mitgliedschaftsbezogene Anliegen zu bearbeiten und die Kommunikation erforderlichenfalls zu dokumentieren.

Nachrichten werden gelöscht, wenn sie für den Zweck ihrer Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind, sofern keine weitere Speicherung zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

8. E-Mail-Versand über Brevo

System-E-Mails und operative Nachrichten können über den E-Mail-Versanddienst Brevo mittels einer verschlüsselten SMTP-Verbindung versandt werden.

Hierzu können insbesondere gehören:

Bewerbungsbestätigungen
Aufnahme- oder Ablehnungsnachrichten
Kontobenachrichtigungen
Passwort- und Sicherheitsnachrichten
operative Mitteilungen
Inaktivitätshinweise
administrative Nachrichten
Nachrichten zu virtuellen Flügen oder PIREPs

Brevo kann dabei insbesondere folgende Daten verarbeiten:

Absender- und Empfängeradresse
Betreff und Nachrichteninhalt
Versandzeitpunkt
Zustellstatus
Rückläufer und Fehlermeldungen
technische Verbindungs- und Zustellmetadaten

Die Verarbeitung erfolgt zur zuverlässigen Zustellung projektbezogener E-Mails.

9. Bewerbung und Pilot-Onboarding

Interessierte Personen können sich für die Teilnahme an Aero Lloyd Virtual bewerben.

Je nach Gestaltung des Onboarding-Prozesses können folgende Informationen erhoben werden:

Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Geburtsdatum
gewähltes Passwort
SimBrief Pilot ID
verwendeter Flugsimulator
bevorzugte ATC-Plattform
fliegerische, simulatorbezogene oder operative Erfahrung
Motivation für die Bewerbung
Antworten und Ergebnisse einer Eingangsprüfung
Bewerbungsstatus
Aufnahme- oder Ablehnungsentscheidung
gegebenenfalls Ablehnungsgrund
Wartefrist bis zu einer erneuten Bewerbung
zugeteilte Crew-ID
Eintrittsdatum

Die Daten werden verarbeitet, um:

Identität und Alter des Bewerbers zu prüfen;
die Teilnahmevoraussetzungen zu prüfen;
das Onboarding durchzuführen;
ein Crew-Konto einzurichten;
eine Crew-ID zu vergeben;
die Bewerbungsentscheidung mitzuteilen;
Missbrauch oder wiederholte Bewerbungen während einer Wartefrist zu verhindern;
die Teilnahme an der virtuellen Airline zu organisieren.

Die Bereitstellung der Pflichtangaben ist für die Bearbeitung der Bewerbung erforderlich. Ohne diese Angaben kann die Bewerbung gegebenenfalls nicht geprüft werden.

10. Geburtsdatum und Mindestalter

Die Teilnahme an Aero Lloyd Virtual ist grundsätzlich für Personen ab 16 Jahren vorgesehen.

Das Geburtsdatum kann verarbeitet werden, um die Einhaltung des Mindestalters zu prüfen und gegebenenfalls interne Geburtstagshinweise zu ermöglichen.

Das vollständige Geburtsdatum ist nicht für eine öffentliche Darstellung vorgesehen.

Bewerber müssen korrekte Angaben zu ihrem Alter machen.

11. Crew-Konten und Anmeldung

Nach erfolgreicher Aufnahme kann ein WordPress-basiertes Crew-Konto angelegt werden.

Dabei können insbesondere folgende Kontodaten verarbeitet werden:

WordPress-Benutzer-ID
Crew-ID
Benutzername
Vor- und Nachname
Anzeigename
E-Mail-Adresse
verschlüsseltes beziehungsweise gehashtes Passwort
Benutzerrolle und Berechtigungen
Mitgliedschaftsstatus
Erstellungsdatum des Kontos
Login- und Sicherheitsinformationen
letzte Aktivität
Kontostatus
Urlaubs- oder Abwesenheitszeiten
erforderlichenfalls interne administrative Notizen

Passwörter werden von Aero Lloyd Virtual nicht im lesbaren Klartext gespeichert.

Zugriff auf geschützte Crew-Bereiche zu ermöglichen;
berechtigte Benutzer zu identifizieren;
Konten und Systeme zu schützen;
Berechtigungen zu verwalten;
unbefugte Zugriffe zu verhindern;
die operative Sicherheit zu gewährleisten.

Benutzer müssen ihre Zugangsdaten vertraulich behandeln und dürfen sie nicht an Dritte weitergeben.

12. Urlaub, Inaktivität und Mitgliederverwaltung

Das Crew-System kann Informationen verarbeiten über:

Aktivitäts- und Currency-Status
letzten aufgezeichneten Flug oder letzte Aktivität
Inaktivitätszeiträume
Urlaubsanträge
Beginn und Ende einer Abwesenheit
optionalen Abwesenheitsgrund
Warnungen wegen Inaktivität
Sperrung oder Schließung eines Kontos
interne Verwaltungsentscheidungen

Diese Informationen werden verarbeitet, um die Mitgliedschaft zu verwalten, genehmigte Abwesenheiten von Inaktivität zu unterscheiden, den virtuellen Flugbetrieb zu planen und die veröffentlichten Teilnahmeregeln anzuwenden.

Optionale Begründungen sollten keine sensiblen personenbezogenen Angaben enthalten, sofern dies nicht unbedingt erforderlich ist.

13. AERIS, ACARS und virtueller Flugbetrieb

Aero Lloyd Virtual verwendet ein eigenes Betriebs- und Flugdaten-System einschließlich AERIS, ACARS und Flight Data Monitoring.

Abhängig vom Flug und der Systemkonfiguration können folgende Daten verarbeitet werden:

Benutzer-ID
Crew-ID
Anzeigename des Piloten
Flugnummer und Callsign
Datum und Uhrzeit
Start- und Zielflugplatz
tatsächlich angeflogener Landeplatz
Diversionsinformationen
Flugzeugtyp
Flugzeugregistrierung
geplante und tatsächliche Flugzeiten
Blockzeit
Flugzeit
Nachtflugzeit
Anzahl von Starts und Landungen
Treibstoffdaten und Treibstoffverbrauch
Route und operative Fluginformationen
Flugzeugposition und Flugverlauf
Sinkrate bei der Landung
aufgezeichnete vertikale Beschleunigung beziehungsweise G-Belastung
Flugphasen
Warnungen
FDM-Ereignisse
Abweichungen von Betriebsregeln
Pause- oder Simulationsratenereignisse
technische und operative Ereignisse
abgebrochene Flüge und Abbruchgrund
PIREP-Status
Annahme oder Ablehnung von Flugberichten
Nachrichten zwischen Pilot und Administratoren
dem virtuellen Flugzeug zugeordnete Wartungsereignisse

Die Daten werden verarbeitet für:

Betrieb der virtuellen Airline
Zuweisung und Aufzeichnung von Flügen
Führung des virtuellen Pilotenlogbuchs
Prüfung von PIREPs
Flight Data Monitoring
Anwendung operativer Regeln
Training und Feedback
Erkennung ungültiger oder manipulierter Flugaufzeichnungen
Verwaltung der virtuellen Flotte
Erfassung virtueller Flugzeugzyklen und Wartungsereignisse
Untersuchung technischer oder operativer Probleme

Automatisierte Auswertungen können bestimmte Ereignisse oder Regelabweichungen markieren. Soweit eine Auswertung erhebliche Auswirkungen auf ein Mitglied hat, kann das Ergebnis durch einen Administrator überprüft werden.

AERIS- und FDM-Daten dürfen nicht für reale Flugoperationen, reale Ausbildungsnachweise oder reale Lizenzentscheidungen verwendet werden.

14. PIREPs und operative Kommunikation

Flugberichte können operative Daten, erkannte Ereignisse, Kommentare und Kommunikation zwischen Piloten und Administratoren enthalten.

Diese Daten können verwendet werden, um:

abgeschlossene Flüge zu validieren;
Rückfragen zu stellen;
operative Aufzeichnungen zu korrigieren;
PIREPs anzunehmen oder abzulehnen;
administrative Entscheidungen zu dokumentieren;
trainingsbezogenes Feedback zu geben.

Nachrichten und Entscheidungen zu einem PIREP können gemeinsam mit dem entsprechenden Flugdatensatz gespeichert werden, um die Integrität des virtuellen Logbuchs und der Betriebshistorie zu erhalten.

15. Öffentliche Live Operations

Die öffentlich zugänglichen Live-Operations- oder Live-Map-Funktionen zeigen ausschließlich operative Informationen, die so konfiguriert sind, dass einzelne Piloten nicht unmittelbar identifiziert werden.

Öffentlich angezeigt werden können beispielsweise:

Flugnummer
Start und Ziel
Flugzeugtyp oder Registrierung
operativer Status
ungefähre oder aktuelle Flugzeugposition

Pilotennamen, persönliche E-Mail-Adressen und andere direkte personenbezogene Kennungen sind nicht für eine öffentliche Anzeige vorgesehen.

Obwohl die Informationen anonym gestaltet sind, kann eine vollständige Anonymität nicht garantiert werden, wenn eine Person die öffentlich sichtbaren Fluginformationen mit Informationen verbindet, die an anderer Stelle freiwillig veröffentlicht wurden.

16. Audit- und Sicherheitsprotokolle

Zur Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und Fehleranalyse kann Aero Lloyd Virtual interne Audit-Protokolle führen.

Diese können enthalten:

Datum und Uhrzeit
Benutzer-ID
Benutzername oder Crew-ID
IP-Adresse
Art der Handlung oder des Ereignisses
betroffener Systembereich
technische Details
administrative Änderungen
sicherheitsrelevante Ereignisse

Die Protokolle werden verwendet, um:

Missbrauch zu erkennen;
technische Fehler zu untersuchen;
Benutzerkonten zu schützen;
administrative Handlungen nachzuvollziehen;
Angriffe abzuwehren;
die Integrität der Systeme zu gewährleisten.

Interne Audit-Protokolle werden grundsätzlich nach etwa sechs Monaten gelöscht, sofern ein Vorfall keine längere Speicherung zur Untersuchung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erfordert.

17. Spam-Schutz durch Akismet

Aero Lloyd Virtual verwendet Akismet, einen Dienst von Automattic, zum Schutz vor Spam in Bereichen, in denen Nutzereingaben, Kommentare oder Formulareingaben möglich sind.

Zur Spam-Erkennung kann Akismet insbesondere folgende Daten verarbeiten:

IP-Adresse
User-Agent- und Browserinformationen
Referrer
angegebener Name
angegebene E-Mail-Adresse
angegebene Websiteadresse
Inhalt der Eingabe
Datum und Uhrzeit
technische Metadaten

Die Verarbeitung dient dazu, automatisierte, schädliche oder unerwünschte Eingaben zu erkennen und zu verhindern.

Informationen können an Automattic übermittelt und auf Infrastruktur außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden.

18. Externe Karten und Kartenressourcen

Die Website kann Leaflet, OpenStreetMap-Kartendaten sowie Kartenkacheln oder Gestaltungsressourcen externer Anbieter wie OpenStreetMap, CARTO oder Content-Delivery-Netzwerken verwenden.

Beim Laden einer Karte kann der jeweilige Anbieter insbesondere folgende technische Daten erhalten:

IP-Adresse
Browser- und Geräteinformationen
Datum und Uhrzeit
angeforderte Kartenkachel oder Ressource
ungefähr dargestellter Kartenausschnitt
Referrer-Informationen

Die Verarbeitung dient der Darstellung operativer Karten und virtueller Flugpositionen.

19. Wetter-, Luftfahrt- und Routendatendienste

Die Website und die operativen Systeme können Wetter-, Luftfahrt-, Flughafen-, ATIS-, Routen- oder Flugplanungsdaten von externen Diensten abrufen.

Abhängig von der verwendeten Funktion können hierzu gehören:

SimBrief
Flight Plan Database
Open-Meteo
AviationWeather.gov
ATIS.guru
weitere Anbieter operativer Luftfahrtdaten

Bei Nutzung einer solchen Funktion können insbesondere folgende Informationen an den jeweiligen Anbieter übermittelt werden:

Flughafenkennungen
Routenanfragen
Koordinaten
Flugnummer
Flugzeug- oder Betriebsparameter
SimBrief Pilot ID
technische Verbindungsdaten
je nach technischer Einbindung die IP-Adresse des Servers oder Nutzers

Der externe Anbieter ist für Verarbeitungen innerhalb seines eigenen Systems selbst verantwortlich.

Nutzer, die eine externe Website öffnen, ein OFP erzeugen oder ein externes Konto verbinden, unterliegen zusätzlich den Datenschutzbestimmungen des jeweiligen Anbieters.

20. SimBrief-Integration

Wenn ein Nutzer eine SimBrief Pilot ID angibt oder eine SimBrief-Integration verwendet, können diese Kennung und relevante Flugplanungsinformationen an SimBrief übermittelt werden.

Dies kann dazu dienen:

einen Operational Flight Plan abzurufen;
Flugplanungsdaten zu erstellen oder vorauszufüllen;
das SimBrief-Profil eines Nutzers zuzuordnen;
Routen-, Flugzeug-, Flughafen- oder Treibstoffinformationen zu übertragen.

Die Nutzung von SimBrief ist freiwillig, sofern eine bestimmte operative Funktion sie nicht ausdrücklich voraussetzt.

21. Externe ATC- und Simulationsplattformen

Aero Lloyd Virtual kann betrieblich auf externe Simulations- und ATC-Plattformen wie VATSIM, SayIntentions, BeyondATC oder vergleichbare Dienste Bezug nehmen.

Konten auf diesen Plattformen werden nicht von Aero Lloyd Virtual betrieben.

Nutzt ein Pilot freiwillig eine externe Plattform, verarbeitet diese Plattform personenbezogene oder operative Daten nach ihren eigenen Nutzungs- und Datenschutzbedingungen.

Aero Lloyd Virtual kann öffentlich verfügbare operative Informationen oder vom Piloten bereitgestellte Informationen verarbeiten, soweit dies zur Prüfung der Einhaltung virtueller Betriebsregeln erforderlich ist.

22. Soziale Netzwerke und externe Links

Die Website kann Links zu externen sozialen Netzwerken, Community-Plattformen und Partnerseiten enthalten, darunter Discord, Facebook, Instagram, TikTok, Twitch oder vergleichbare Dienste.

Ein einfacher Link übermittelt grundsätzlich noch keine personenbezogenen Daten an den externen Anbieter, solange der Nutzer den Link nicht aufruft.

Nach dem Öffnen der externen Website kann der jeweilige Anbieter personenbezogene Daten eigenverantwortlich verarbeiten.

Nutzer sollten die Datenschutzerklärung des jeweiligen Dienstes beachten.

23. Empfänger personenbezogener Daten

Personenbezogene Daten werden nur weitergegeben, soweit dies für den Betrieb der Website und des Projekts, die Erfüllung einer Nutzeranfrage, die Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder den Schutz berechtigter Interessen erforderlich ist.

Empfänger können insbesondere sein:

berechtigte Administratoren von Aero Lloyd Virtual
Hosting- und Infrastrukturanbieter
E-Mail-Versanddienstleister
Spam-Schutz-Anbieter
technische Dienstleister
externe Anbieter operativer Daten
zuständige Behörden bei gesetzlicher Verpflichtung
rechtliche oder technische Berater, soweit erforderlich

Der interne Zugriff wird nach Rolle und operativer Erforderlichkeit beschränkt.

Personenbezogene Daten werden nicht verkauft.

Personenbezogene Daten werden nicht zu Werbezwecken an Werbetreibende weitergegeben.

24. Internationale Datenübermittlungen

Einige Dienstleister können außerhalb Deutschlands oder des Europäischen Wirtschaftsraums ansässig sein oder technische Infrastruktur in Drittländern einsetzen.

Soweit personenbezogene Daten in ein Land ohne Angemessenheitsbeschluss übertragen werden, können geeignete Garantien verwendet werden, etwa:

von der Europäischen Kommission genehmigte Standardvertragsklauseln;
ergänzende technische und organisatorische Schutzmaßnahmen;
einen anderen gesetzlich anerkannten Übermittlungsmechanismus.

Trotz solcher Garantien können Datenübermittlungen in Drittländer Risiken beinhalten, insbesondere wenn ausländische Behörden nach dem dortigen Recht Zugriffsrechte besitzen.

25. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Personenbezogene Daten werden je nach Sachverhalt auf einer oder mehreren der folgenden Rechtsgrundlagen verarbeitet:

Einwilligung;
auf Wunsch der betroffenen Person vor der Teilnahme durchgeführte Maßnahmen;
Bereitstellung und Verwaltung der Teilnahme an Aero Lloyd Virtual;
Erfüllung einer gesetzlichen Verpflichtung;
Schutz lebenswichtiger Interessen in Ausnahmefällen;
berechtigte Interessen.

Zu den berechtigten Interessen gehören insbesondere:

sicherer und stabiler Betrieb der Website;
Verhinderung von Betrug, Spam und Missbrauch;
Verwaltung von Mitgliedern und Crew-Konten;
Durchführung eines realistischen virtuellen Flugbetriebs;
Dokumentation und Validierung virtueller Flüge;
Schutz technischer Systeme;
Bearbeitung von Anfragen;
Abwehr und Durchsetzung rechtlicher Ansprüche.

Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kann diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

26. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Es gelten insbesondere folgende Grundsätze:

Serverprotokolle werden für den Zeitraum gespeichert, der für technischen Betrieb und Sicherheit erforderlich ist.
Audit-Protokolle werden grundsätzlich nach etwa sechs Monaten gelöscht.
Bewerbungsdaten werden für die Dauer des Bewerbungsverfahrens und einer gegebenenfalls geltenden Wiederbewerbungsfrist gespeichert.
Konto- und Mitgliedschaftsdaten werden grundsätzlich für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.
Operative Flug-, Logbuch-, PIREP-, FDM-, Flotten- und Wartungsdaten können für die Dauer der Mitgliedschaft und gegebenenfalls darüber hinaus gespeichert werden, um die Betriebshistorie zu erhalten.
E-Mail-Korrespondenz wird gelöscht, wenn sie nicht mehr erforderlich ist.
Sicherheitsbezogene Aufzeichnungen können bis zur vollständigen Aufklärung eines Vorfalls gespeichert werden.
Für Rechtsansprüche erforderliche Daten können bis zum Ablauf der einschlägigen Verjährungsfristen gespeichert werden.

Soweit möglich und angemessen, können Daten anonymisiert werden, wenn eine personenbezogene Zuordnung nicht mehr erforderlich ist.

27. Kontoschließung und Löschung

Mitglieder können die Schließung ihres Kontos per E-Mail bei Aero Lloyd Virtual beantragen.

Soweit eine eigenständige Löschfunktion angeboten wird, kann diese ebenfalls verwendet werden.

Nach der Kontoschließung:

wird der Loginzugang deaktiviert;
werden nicht mehr erforderliche Kontodaten gelöscht;
können Daten, die für Sicherheit, Rechtsansprüche oder die Integrität des Flugbetriebs erforderlich sind, vorübergehend gespeichert bleiben;
können historische Betriebsdaten anonymisiert werden, wenn eine vollständige Löschung die Integrität von Flotten-, Flug- oder Wartungsaufzeichnungen beeinträchtigen würde.

Eine vollständige Löschung erfolgt daher gegebenenfalls nicht sofort.

28. Erforderlichkeit der Bereitstellung von Daten

Bestimmte Angaben sind erforderlich, um eine Bewerbung zu bearbeiten, ein Konto anzulegen oder einen virtuellen Flug durchzuführen.

Pflichtfelder werden im jeweiligen Verfahren gekennzeichnet.

Werden erforderliche Daten nicht bereitgestellt, kann dies dazu führen, dass:

eine Bewerbung nicht bearbeitet werden kann;
kein Konto angelegt werden kann;
ein Flug nicht gebucht oder aufgezeichnet werden kann;
ein PIREP nicht geprüft werden kann;
eine angeforderte Funktion nicht bereitgestellt werden kann.

Die Bereitstellung optionaler Angaben ist freiwillig.

29. Automatisierte Auswertungen

AERIS und das Flight-Data-Monitoring-System können operative Flugparameter automatisiert auswerten und Ereignisse oder Abweichungen erkennen.

Diese Auswertungen können Auswirkungen haben auf:

PIREP-Prüfung
Trainingsfeedback
Wartungseinträge
interne operative Prüfung
Konto- oder Mitgliedschaftsprüfung bei wiederholten oder schwerwiegenden Regelverstößen

Es werden keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung im Bereich der realen Luftfahrt getroffen.

Soweit ein automatisiertes Ergebnis erhebliche Auswirkungen auf die Teilnahme hat, kann das Mitglied eine manuelle Überprüfung verlangen.

30. Datensicherheit

Aero Lloyd Virtual trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten zu schützen vor:

unbefugtem Zugriff
versehentlichem Verlust
Manipulation
Zerstörung
Offenlegung
Missbrauch

Zu den Maßnahmen können gehören:

verschlüsselte Übertragung
Zugriffsbeschränkungen
rollenbasierte Berechtigungen
Passwort-Hashing
Sicherheits- und Audit-Protokollierung
Softwareaktualisierungen
Datensicherungen
administrative Zugriffskontrollen

Kein Online-System kann absolute Sicherheit gewährleisten.

Nutzer sind selbst dafür verantwortlich, ihre Geräte, Passwörter und E-Mail-Konten zu schützen.

31. Rechte betroffener Personen

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben Nutzer insbesondere das Recht:

Auskunft über ihre personenbezogenen Daten zu erhalten;
die Berichtigung unrichtiger Daten zu verlangen;
die Löschung personenbezogener Daten zu verlangen;
die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen;
einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen zu widersprechen;
Daten in einem übertragbaren Format zu erhalten, soweit anwendbar;
eine Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen;
sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren;
Informationen über internationale Datenübermittlungen zu verlangen;
eine menschliche Überprüfung zu verlangen, wenn eine automatisierte Auswertung erhebliche Auswirkungen auf die Teilnahme hat.

Anfragen können gerichtet werden an:

flyaerolloydvirtual@gmail.com

Aus Sicherheitsgründen kann Aero Lloyd Virtual vor der Bearbeitung eine angemessene Überprüfung der Identität verlangen.

32. Widerspruchsrecht

Soweit personenbezogene Daten auf Grundlage berechtigter Interessen verarbeitet werden, hat die betroffene Person das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, der Verarbeitung zu widersprechen.

Die Verarbeitung wird dann eingestellt, sofern keine zwingenden schutzwürdigen Gründe nachgewiesen werden können oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Personenbezogene Daten werden derzeit nicht für Direktwerbung verarbeitet.

33. Beschwerderecht

Betroffene Personen haben das Recht, sich bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

Die Beschwerde kann grundsätzlich bei der Aufsichtsbehörde des gewöhnlichen Aufenthaltsorts, des Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes eingereicht werden.

Betroffene Personen können sich zunächst an Aero Lloyd Virtual wenden, damit das Anliegen unmittelbar geprüft werden kann.

34. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann aktualisiert werden, wenn:

sich Funktionen der Website ändern;
neue Dienste oder Anbieter eingesetzt werden;
sich die Datenverarbeitung ändert;
sich rechtliche Anforderungen ändern;
technische oder sicherheitsbezogene Maßnahmen angepasst werden.

Die jeweils aktuelle Fassung wird auf dieser Website veröffentlicht.

Stand: 12. Juli 2026